Công chứng và chứng thực? Đâu là sự khác nhau

công chứng và chứng thực

công chứng và chứng thực

Người ta thường nghe nói nhiều đến các thuật ngữ như dịch thuật và công chứng, chứng thực bản dịch nhưng để có thể hiểu rõ ngữ nghĩa của chúng thì nhiều người còn chưa nắm rõ. Dịch thuật chuyên nghiệp Panda sẽ chia sẻ kiến thức và sự hiểu biết về các thuật ngữ trên nhằm giúp khách hàng có cái nhìn đầy đủ hơn.

dịch công chứng và chứng thực

Chứng thực bản dịch, dịch công chứng hay còn gọi là dịch thuật công chứng, chứng thực dấu công ty là giống nhau về bản chất, tuy thế, hình thức sử dụng chúng lại khác nhau.

Chứng thực bản dịch trong những trường hợp nào?

Chứng thực bản dịch là công việc được thực hiện bởi người đại diện của công ty dịch thuật hoặc biên dịch viên thực hiện bản dịch, trong đó chứng nhận rằng bản dịch và bản ngôn ngữ cần dịch giống nhau và chính xác về nội dung, ngữ nghĩa.

“Chứng thực” theo nghĩa đen là chứng nhận sự thật, đó là cách mà người ta vẫn thường hiểu thông thường, và do đó chứng thực bản dịch có nghĩa là chứng nhận bản dịch, chữ ký của biên dịch viên là đúng với bản gốc (chúng ta có thể tìm hiểu kỹ hơn ở Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18/05/2007 của Chính phủ Về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký).

Chứng thực thường hay có câu: “Chứng thực chính xác” hay “Tuyên bố rằng hai tài liệu có cùng ý nghĩa”.

Những trường hợp sau phải cần chứng thực bản dịch:

Đầu tiên phải nói đến các giấy tờ, văn bản liên quan đến pháp luật nhà nước bắt buộc phải được chứng thực bản dịch. Chẳng hạn như giấy khai sinh, giấy chứng tử hoặc bằng tốt nghiệp đại học, thạc sĩ, bảng điểm, tài liệu hỗ trợ di cư, hợp đồng kinh doanh hay hợp đồng dịch vụ không được hỗ trợ ngôn ngữ chính thức của quốc gia sở tại…

Tiếp theo là vấn đề nhập cư. Nếu một người đang xin thị thực hay cư trú tạm thời ở nước ngoài như Mỹ, Đức, Pháp… thì họ sẽ yêu cầu người đó phải nộp đầy đủ giấy tờ tùy thân được viết bằng ngôn ngữ chính thức của quốc gia đó. Nếu là quốc gia Hoa Kỳ, thì giấy tờ tùy thân của bạn phải được dịch sang tiếng Anh và cần được chứng thực bản dịch các giấy tờ đó. Hơn nữa, đối với các sinh viên không mang quốc tịch Hoa Kỳ mà vẫn có nguyện vọng tiếp tục học tập tại Hoa Kỳ bằng cách nộp đơn vào các trường cao đẳng và đại học thì cũng cần phải nộp bản dịch đã được chứng thực.

Xem thêm: Dịch thuật tiếng Đức ở Hà Nội.

Ngoài ra thì còn kể đến các loại tài liệu sau:

Những tài liệu pháp lý về kiện tụng, tranh chấp tại tòa án được viết bằng các ngôn ngữ khác không phải tiếng Anh;

Hồ sơ tội phạm được kiểm tra nhằm phục vụ cho mục đích tuyển dụng nhân sự và các đơn xin thị thực;

Các bằng sáng chế, phát minh;

Những bản dịch bắt buộc phải gởi cho cơ quan pháp luật hay chính phủ;

Tài liệu trong lĩnh vực y học. Chẳng hạn bệnh nhân nước ngoài cần điều trị chuyên khoa tại bệnh viện Việt Nam thì hồ sơ bệnh án của bệnh nhân cần phải có bản dịch được chứng thực.

Các tài liệu báo cáo ngân hàng;

Các báo cáo nghiên cứu khoa học;

Giấy đăng ký kinh doanh;

Di chúc;

Lưu ý quan trọng:

– Khi các tài liệu của quý khách phải trình tới cơ quan pháp luật nhà nước, khi đó quý khách cần phải chứng thực tài liệu.

– Thông thường, việc chứng thực bản dịch ở các công ty dịch thuật Hà Nội chuyên nghiệp chỉ được thực hiện khi đã được kiểm tra kỹ lưỡng về mặt chất lượng từ một người hoặc một bộ phận quản lý chất lượng với năng lực chuyên môn cao. 

Những điều cần biết về dịch thuật công chứng

Dịch thuật công chứng, hay còn gọi tắt là dịch công chứng là công việc được thực hiện sau khi hoàn thành bản dịch cùng với văn bản gốc được chuyển tới Phòng tư pháp hoặc văn phòng công chứng chứng nhận là “bản dịch đúng với bản gốc”. Theo cách hiểu đó, thì dịch công chứng có thể gọi là chứng thực bản dịch. Tuy nhiên, việc công chứng chỉ xác minh chữ ký trên tài liệu chứng thực là đúng, xác thực mà không chứng nhận là bản dịch có chính xác hay không.     

Trong dịch thuật công chứng thì điều quan trọng nhất vẫn là tính hợp pháp còn chất lượng tài liệu dịch không phải vấn đề lớn. Một công chứng viên được cơ quan pháp luật ủy quyền để chứng thực cũng như giám sát các thủ tục pháp lý bao gồm cả các tài liệu có công chứng. Một công chứng viên cũng có thể yêu cầu người biên dịch xuất trình tài liệu dịch và cam kết tính chính xác của bản dịch bằng việc ký vào một bản cam kết, trong đó nhất định có dấu và chữ ký của công chứng viên trước khi văn bản có hiệu lực. Như vậy có thể hiểu rằng, người công chứng sẽ chỉ quan tâm đến tính chính danh của người dịch mà không cần quan tâm nhiều tới chất lượng bản dịch.

Khác nhau cơ bản giữa chứng thực và công chứng bản dịch

  • Về khái niệm:

Công chứng: là công nhận tính xác thực, hợp pháp, chính xác, không trái với đạo đức xã hội của các loại hợp đồng, giao dịch bằng văn bản hoặc bản dịch của các văn bản mà pháp luật yêu cầu phải công chứng; và các văn bản theo tự nguyện yêu cầu của cá nhân hay tổ chức.  

Chứng thực: có 4 loại chứng thực là:

+ Chứng thực cấp bản sao từ sổ gốc: cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc, căn cứ theo đó để cấp bản sao.

+ Chứng thực bản sao từ bản chính: dùng để đối chứng nội dung.

+ Chứng thực chữ ký: dùng để đối chứng với CMND, hộ chiếu.

+ Chứng thực hợp đồng, giao dịch: chứng thực hiện trạng của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch.

  • Về thẩm quyền:

Thẩm quyền công chứng: Công chứng chỉ được thực hiện bởi công chứng viên từ 2 tổ chức sau đây:

+ Văn phòng công chứng: phải có từ 2 công chứng viên trở lên và được chấp thuận thành lập và hoạt động bởi Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, thành phố trở lên.

+ Phòng công chứng do Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định thành lập tại những địa bàn chưa có điều kiện phát triển được Văn phòng công chứng.

Thẩm quyền chứng thực: Các cơ quan dưới đây có thẩm quyền chứng thực tùy theo từng tính chất, mức độ tài liệu khác nhau.

+ Phòng Tư pháp các quận, huyện, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh.

+ Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn.

+ Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan đại diện lãnh sự và cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự Việt Nam ở nước ngoài.

Chọn lựa chứng thực hay công chứng?

Điều quan trọng đầu tiên chúng tôi muốn khuyên bạn, bất cứ khi nào bạn cần một tài liệu được chứng nhận hợp pháp hoặc cần sự tư vấn về các tài liệu dịch thuật, bạn nên làm việc với một công ty dịch thuật uy tín hoặc với một biên dịch viên chuyên nghiệp, vấn đề của bạn sẽ được sáng tỏ nhanh chóng.

Trên hết, bạn chỉ cần nộp tài liệu dịch có công chứng hoặc được chứng thực, không nhất thiết phải nộp cả hai.

Trong những năm gần đây USCIS (Cơ quan Di trú và Nhập tịch Hoa Kỳ) chỉ yêu cầu người nộp tài liệu dịch có chứng nhận của bộ hồ sơ hỗ trợ đơn nhập cư không được viết bởi tiếng Anh. Các quy tắc về việc yêu cầu người nhập cư phải nộp cả tài liệu dịch công chứng và được chứng thực đã được thay đổi.

Ngay cả bản dịch đã được chứng thực, nó vẫn có thể cần được công chứng. Điều đó có nghĩa rằng một tài liệu dịch được chứng thực lại cần thêm một bước nữa trong yêu cầu. Việc làm đó không ngoài mục đích bảo đảm khách hàng kiểm tra thật kỹ loại bản dịch phải gởi.